#Conseils – 3 pistes pour gagner en sérénité en 2018

Lorsque l’on est à la tête de son small business, à plein temps ou en complément d’une autre activité, la gestion de l’emploi du temps devient vite un casse-tête. Il suffit de voir le nombre de ressources, d’outils, de méthodes dédiés à l’organisation, à la productivité, à la lutte contre la procrastination que l’on peut trouver en ligne…

Pour moi aussi, l’organisation et la gestion du temps a longtemps été un sujet de prise de tête réflexion. Et revient régulièrement au coeur de mes préoccupations, lorsque les rendez-vous, les deadlines s’entrechoquent, et que les journées semblent trop courtes pour faire tout ce qui était prévu.

Petit à petit, j’ai toutefois appris à lâcher prise sur cette question. J’ai compris que le but même dans la vie d’une to-do-list est de résister à toutes les tentatives d’en venir à bout ^^.

J’ai fini par m’écouter: si je procrastine régulièrement une tâche, c’est tout simplement parce qu’elle ne m’intéresse pas tant que ça. Donc, si elle n’est pas vitale pour mon activité, autant la supprimer tout simplement. Et si elle est vraiment incontournable, la remettre au lendemain jusqu’au jour où l’on n’a vraiment plus le choix (par exemple, la deadline trimestrielle pour la déclaration de CA) n’est finalement pas si problématique que ça!

 

1- Ne pas chercher l’organisation parfaite, chercher l’organisation qui vous ressemble!

Bien se connaître permet aussi d’adopter une organisation (ou une non-organisation) qui fonctionne pour soi: je ne suis jamais aussi efficace et rapide dans mon travail que lorsque je suis proche de la deadline. Certaines personnes stressent et paniquent à l’idée de faire les choses au dernier moment. Pour ma part, le côté « challenge » me motive et me force à être meilleure que si je m’y étais prise plus tôt.

C’est ce que préconise Amélie, du blog Amelieorable, qui recommande de ne pas chasser son naturel mais au contraire de s’appuyer sur lui.

J’ai réalisé aussi que, même si mon emploi du temps ressemble souvent à un joyeux bazar, je parviens à abattre le boulot nécessaire, à satisfaire mes clients, à mener les projets les plus importants à bien, même s’ils prennent un peu plus de temps que prévu, et finalement à faire progresser mon business. Je ne suis pas parfaite, mais je suis « suffisamment bonne » (d’où le visuel d’en-tête de cet article, que j’ai aussi adopté en couverture de mon compte FB pour me le rappeler régulièrement).

L’objectif n’est pas d’être LE/LA plus productif/ive, ni d’être irréprochable: si une organisation un peu freestyle vous convient pour l’essentiel et qu’elle vous permet d’atteindre vos objectifs sans (trop de) casse, alors pas la peine de se laisser « polluer » par les rois et reines du bullet journal (j’ai tenté mais je finissais par passer plus de temps à m’organiser qu’à accomplir les tâches prévues..), de l’inbox zero ou du GTD.

 

2- Limiter la longueur de sa to-do list

Rien de pire pour se démotiver qu’une to-do list à rallonge qui ne semble jamais pouvoir être rayée en totalité. Pour l’éviter, deux solutions:

La première est de s’efforcer, autant que possible, de réaliser immédiatement les tâches faciles et rapides. Par exemple il vaut mieux se planifier chaque jour un ou deux plages horaires pour consulter les mails et les traiter, plutôt que le faire au fil de l’eau et de devoir inscrire sur sa to-do de répondre à untel.

La deuxième solution est de limiter drastiquement le nombre de tâches à inscrire sur sa to-do list quotidienne. Certains préconisent de se limiter à une seule tâche essentielle, d’autres au nombre de 6. Le chiffre importe peu, l’important étant d’être obligé de prioriser, d’éviter le multi-tasking, d’évaluer de manière plus précise le temps nécessaire pour chaque tâche, ou encore de garder du temps pour soi ou pour faire face aux éventuelles urgences.

 

3- Tester plusieurs outils pour trouver celui qui vous convient

Pas le choix: pour savoir quel outil est le mieux adapté à notre fonctionnement, il faut prendre le temps de les tester.

Pour ma part, j’ai beau adorer la jolie papeterie, les carnets, les planners,… il a fallu me rendre à l’évidence: les outils numériques sont les plus pratiques pour moi car ils me permettent de tout centraliser, de modifier, et de pouvoir les retrouver partout, sur mon téléphone ou un ordinateur.

Au fur et à mesure, j’ai enfin trouvé ce qui fonctionne pour moi: c’est l’association entre Google calendar pour avoir une vue mensuelle des rendez-vous et échéances, et un tableau « semaine en cours » dans Trello, qui me permet de suivre les tâches à réaliser.

 

 

Tableau de la semaine de Noël, assez relax donc ^^

 

 

Il m’a fallu un certain temps pour prendre en main Trello, mais aujourd’hui je ne pourrais plus m’en passer. Cet outil est en fait la version digitale de la méthode kanban, où l’on suit l’avancée des tâches en déplaçant des cartes ou des post-it sur un tableau. Cet article du Blog du modérateur en fait une présentation parfaitement claire. Il a l’avantage de pouvoir être collaboratif, ce qui est utile si vous travaillez sur un projet à plusieurs.

Mais surtout d’être entièrement personnalisable! J’ai, au départ, voulu créer plusieurs tableaux: un par projet. Puis, ayant compris qu’il était plus efficace pour moi d’avoir toutes mes tâches dans un seul tableau, j’ai créé des listes par thématiques. Mais cela ne me convenait toujours pas.

J’ai finalement opté par une présentation de type calendrier, avec une liste par jour de la semaine, dans laquelle j’inscris les tâches et RV du jour. Si une tâche n’est pas réalisée un jour, je peux facilement la faire glisser au lendemain ou à un autre jour. Et quand une tâche est achevée, je l’archive (ou je la déplace s’il s’agit d’une tâche qui revient régulièrement).

J’identifie chaque jour une tâche prioritaire (en rouge) sur laquelle je dois me concentrer. Si cette tâche est longue, je ne la réalise pas forcément d’un seul coup, mais l’objectif est de l’avoir terminée en fin de journée. Je divise également chaque jour en plages horaires assez larges (matin, après-midi, soir) pour mieux planifier et m’obliger à évaluer de manière réaliste le temps nécessaire à y consacrer.

Et vous, où en êtes vous de votre organisation? Quels sont vos recettes et outils secrets pour mener à bien vos projets?


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4 commentaires

  1. Ah ben Trello j’utilisais ça tous les jours avant dans ma vie de project manager 😉
    Pour moi des todo courtes et réalistes associées à des dead lines courts sont sources d’efficacité. Je mets aussi un timer 45min sur une tache et je laisse où j’en suis (chaque jour suffit sa peine) et je passe à autre chose.
    Je vais me ressourcer dans la lecture ou la créativité aussi quotidiennement pour m’aérer les idées.

  2. André

    Merci pour ces astuces bien utiles !

  3. Merci Sophie pour ta lecture et tes conseils supplémentaires! Bonne idée le timer sur 45 minutes, je devrais tester tiens 🙂

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